Организационные проблемы поставщика при участии в процедурах закупки.

Развитие сектора государственных закупок делает его привлекательным для бизнеса. Все больше организаций стремятся стать поставщиками для государственных нужд, однако рост конкуренции, недостаток профессиональных кадров, коррупция и трудоемкость процесса подготовки заявок создают препятствия даже для опытных поставщиков с многолетним опытом работы в сфере государственных и коммерческих закупок. Для руководителей организаций и менеджеров не хватает инструментов, помогающих наладить регулярную, бесперебойную работу с госзакупками и поставить на поток участие организации в тендерах. Сложность управления заключается в том, что прежде чем заключить контракт с заказчиком поставщик проделывает огромную работу и проходит несколько этапов, каждый из которых требует тщательного контроля и исполнения точно в установленный срок. Эти этапы и работы, условно, можно представить в следующем виде:

1.    Анализ документации и принятие решения об участии или отказа от участия;

2.    Подготовка и подача заявки В случае принятия решения об участии,;

3.    Проведение аукциона или проверка протокола (для запроса котировок/цен)

4.    Внесение обеспечения контракта;

5.    Подписание контракта;

6.    Исполнение контракта;

7.    Получение оплаты за выполненные работы/оказанные услуги;

8.    Получение закрывающих бухгалтерских документов.

Каждый из этих этапов имеет контрольный срок исполнения и его нарушение грозит организации неприятностями различной степени тяжести. Если организация регулярно ведет мониторинг закупок, готовит и подает заявки, проводит еженедельно несколько конкурсов или аукционов, а иногда несколько десятков аукционов в неделю, то вопросы контроля сроков исполнения, организации бизнес-процессов, распределение нагрузки на менеджеров, учета прохождения того или иного этапа для каждого тендера очень актуальны.

Большинство организаций, чтобы контролировать ход подготовки заявок, участие в аукционах, подписание контрактов, обычно создают файл в MS Excel, к которому имеется доступ у каждого менеджера, участвующего в процессе. Для надежности, на стене висит таблица с указанием сроков проведения аукционов или заключения контрактов. Проблема в том, что некоторые менеджеры забывают в эти таблицы вносить информацию или вносят и забывают посмотреть, а иногда сотрудник может просто заболеть или, хуже того, уволиться и тогда в отделе начинается аврал. Руководитель, менеджеры ищут файлы, расчеты, договора, контакты или другую информацию необходимую для дальнейшей работы. Такая организация работы создает для компании множество проблем, трудностей, которые с героизмом преодолевают сотрудники и на это уходит драгоценное рабочее время.

Решение для поставщиков - Автоматизированная, поисково-управленческая система МЭЛТОР.

Избежать всех, перечисленных выше проблем помогает новейшая разработка экспертной группы компании ОАО МЭЛТОР. Поисково-управленческая система МЭЛТОР единственная в России, которая обладает функционалом, необходимым для выполнения работ на всех этапах участия в закупке это:

·         ведение реестра тендеров/аукционов/контрактов, с указанием завершенных и предстоящих этапов закупки;

·         распределение задач среди менеджеров с указанием сроков;

·         ведение реестра заказчиков с указанием контактных лиц и возможностью редактирования информации;

·         реестр завершенных аукционов и конкурсов с переносом в архив;

·         хранение документации, обмен файлами и другой необходимый функционал.

То есть система позволяет руководителю и менеджерам держать на контроле все тендеры, находящиеся в работе, пройденные и запланированные этапы, сроки по ним, ответственных за выполнение сотрудников.

На конкурентном поле МЭЛТОР является сильным преимуществом, так как при одинаковых текущих затратах на обеспечение работы тендерного отдела, в компаниях использующих МЭЛТОР производительность в несколько раз выше чем в обычных компаниях.

Внедрение системы занимает в среднем от 2-х до 4-х недель, а после внедрения, производительность тендерного отдела возрастает в 3-4 раза. Это показывает опыт действующих клиентов управляющих работой тендерного отдела с помощью системы МЭЛТОР.

Кроме управленческого модуля, система обладает многофункциональным поиском тендеров с возможностью сохранения настроек фильтров, отправкой уведомлений о новых закупках на эл.почту, выгрузкой результатов поиска в Excel и множеством других возможностей.

Одним из преимуществ системы является ее стоимость, которая составляет 1200 рублей в месяц – для одного пользователя и по 200 рублей в месяц – за каждого дополнительного пользователя.

Для зарегистрированных пользователей имеется возможность полнофункционального использования системы МЭЛТОР в течение 7-ми дней.

Регистрация: